Déclaration de confidentialité des comptes annuels : le guide 2026

La déclaration de confidentialité des comptes annuels est un document signé par le dirigeant, déposé en même temps que les comptes, par lequel la société demande que tout ou partie de ses comptes ne soit pas rendu public sur le registre du commerce. Elle ne modifie ni le contenu des comptes ni l’obligation de les déposer : elle organise seulement leur accès aux tiers.

Ce document a un cadre précis : qui peut le signer, ce qu’il doit contenir, et surtout ce qu’il ne change pas. Ce dernier point mérite d’être posé clairement avant de joindre la déclaration au dépôt.

Déclaration de confidentialité des comptes annuels : définition et base légale

L’article L232-25 du Code de commerce permet à certaines sociétés de demander que leurs comptes annuels — ou, selon leur catégorie, seulement leur compte de résultat — ne soient pas rendus publics lors du dépôt au greffe. Cette faculté s’exerce par une déclaration jointe au dossier de dépôt, établie selon un modèle fixé par arrêté du garde des sceaux (article R123-111-1 du Code de commerce).

Concrètement, les comptes restent déposés au greffe et consultables par certaines autorités, mais ils ne sont pas diffusés au public via les extraits et copies habituellement délivrés sur le registre du commerce et des sociétés.

📌 La confidentialité n’est pas un droit automatique. Elle dépend de la catégorie de votre société (micro ou petite entreprise) et suppose une démarche active : signer et déposer la déclaration, dans les formes prévues.

Qui peut demander la confidentialité, et pour quoi exactement

Deux catégories de sociétés sont concernées, avec un périmètre de confidentialité différent :

Cette seconde ligne mérite une explication. La loi exclut du bénéfice de la confidentialité les petites entreprises appartenant à un groupe au sens de l’article L233-16 du Code de commerce. Or une société détenue, même partiellement, par une personne morale peut relever de cette notion de groupe sans que le dirigeant s’en rende toujours compte. Comme la déclaration vous fait attester cette absence de groupe sous peine de faux, nous avons choisi, par prudence, de ne proposer la confidentialité du compte de résultat que lorsque la réponse est sans ambiguïté et qu’aucun associé n’est une personne morale. Ce n’est pas une règle de droit : c’est une limite que nous posons sur ce service en ligne pour éviter une déclaration signée à tort. Pour les situations plus complexes, un conseil personnalisé reste nécessaire.

La micro-entreprise n’est pas concernée par cette restriction liée aux groupes : dans l’article L232-25, l’exclusion « groupe » ne vise pas la micro-entreprise (al. 1) ; elle vise les petites (al. 2) et les moyennes entreprises (al. 3).

Pour vérifier si votre société entre dans l’une de ces deux catégories, vous pouvez consulter notre page Mes comptes peuvent-ils rester confidentiels ?, qui reprend les critères de classification sans engager de jugement sur votre situation particulière.

💡 Besoin de déposer vos comptes, avec ou sans confidentialité ? Découvrez notre service de dépôt des comptes annuels, qui génère vos documents d’approbation et accomplit les démarches auprès du guichet unique.

Le document : qui le signe, ce qu’il contient

La déclaration de confidentialité des comptes annuels est signée à la main par le représentant légal de la société : le gérant pour une SARL ou une EURL, le président pour une SAS ou une SASU. La déclaration n’a pas pour objet de vérifier les comptes, seulement de qualifier leur régime de publicité.

Dans une EURL, lorsque l’associé unique est aussi gérant, cette signature s’inscrit dans le même mouvement que sa décision d’approbation des comptes (article L223-31 du Code de commerce). Dans une SASU, c’est le président qui signe la déclaration ; s’il est aussi l’associé unique, il la signe en qualité de président, et sa décision d’approbation en qualité d’associé unique (articles L227-1 et L227-9 du Code de commerce).

Le modèle de déclaration applicable à la micro-entreprise comporte des mentions fixes, reprises à l’identique quel que soit le dossier :

1. L’identification du déclarant : dénomination sociale, numéro RCS, identité et qualité du signataire (gérant, président…).
2. L’objet de la déclaration : les comptes de l’exercice clos à telle date « ne seront pas rendus publics », en visant l’article L. 232-25 du code de commerce et le premier alinéa de l’article L. 524-6-6 du code rural et de la pêche maritime.
3. Un engagement sur l’honneur du déclarant attestant que les renseignements sont exacts, que la société répond à la définition des microentreprises (article L. 123-16-1), n’est pas mentionnée à l’article L. 123-16-2 et n’a pas pour activité la gestion des titres de participations et de valeurs mobilières.
4. Une mention pénale rappelant qu’une fausse déclaration constitue un faux et un usage de faux, passible des peines prévues aux articles 441-1 et suivants du code pénal.
5. Le lieu, la date et la signature.

Le modèle applicable à la petite entreprise (annexe 1-5-1) reprend une architecture similaire, mais son objet commence par « Demande que » : c’est le compte de résultat, « distinct des autres documents comptables », qui n’est pas rendu public, et l’engagement atteste notamment que la société n’appartient pas à un groupe au sens de l’article L. 233-16. Pour obtenir une déclaration de confidentialité des comptes annuels au format Word, préremplie à partir de vos informations, vous pouvez utiliser notre générateur gratuit de déclaration de confidentialité : le document reste à relire, à dater et à signer à la main avant le dépôt.

⚠️ La mention pénale n’est pas une formule décorative. Signer cette déclaration alors que votre société ne remplit pas les conditions (seuils, appartenance à un groupe pour la petite entreprise, gestion de titres pour la micro-entreprise, entité de l’article L123-16-2) expose le signataire, à titre personnel, aux conséquences d’un faux.

Ce que la confidentialité change, et ce qu’elle ne change pas

C’est l’angle le plus souvent mal compris. La déclaration de confidentialité agit sur la diffusion des documents comptables visés par les articles L232-21 à L232-23 du Code de commerce — en pratique, les comptes annuels ou le compte de résultat selon le cas. Elle ne s’étend pas automatiquement à tout ce qui est déposé en même temps.

Aucun texte ne prévoit que le procès-verbal d’approbation des comptes et la décision d’affectation du résultat, qui portent le résultat et le dividende, deviennent confidentiels avec cette déclaration : considérez qu’ils restent consultables, même lorsque les comptes eux-mêmes, ou le compte de résultat, ne le sont pas. C’est un point à garder à l’esprit si l’un des associés préfère que le montant d’un dividende ne soit pas visible : rien ne permet de compter sur la déclaration pour masquer ce montant, qui figure dans la décision d’affectation, pas dans les comptes annuels à proprement parler.

Par ailleurs, la confidentialité ne prive jamais certaines autorités d’un accès intégral aux comptes déposés : autorités judiciaires et administratives, Banque de France et certains organismes financeurs conservent cet accès, quelle que soit la déclaration jointe au dossier.

Comment déposer des comptes annuels avec une déclaration de confidentialité

Le dépôt des comptes accompagnés d’une déclaration de confidentialité suit le même circuit qu’un dépôt classique, via le guichet unique des formalités des entreprises. La déclaration de confidentialité s’ajoute aux pièces habituelles : comptes annuels, proposition d’affectation du résultat et résolution ou décision d’affectation (articles L232-22 I et L232-23 I du Code de commerce).

Le délai de dépôt reste calculé à compter de l’approbation des comptes : un mois en règle générale, deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique (articles L232-22 I, L232-23 I et R123-111). Joindre une déclaration de confidentialité ne modifie pas ce calendrier.

Côté coût, l’arrêté fixant les émoluments du greffe prévoit le même montant pour un dépôt de comptes avec ou sans déclaration de confidentialité : les frais officiels d’un dépôt en ligne restent les mêmes (environ 43 € TTC). Avec notre formule « On dépose pour vous », nos honoraires s’élèvent à 80 € HT par exercice, auxquels s’ajoutent ces frais officiels, affichés avant tout paiement.

💡 Vous préférez déposer vous-même, en gardant la main sur le calendrier ? Notre formule gratuite « Je dépose moi-même » génère vos documents d’approbation et la liste exacte des pièces à joindre, confidentialité incluse si vous y êtes éligible.

Pour les sociétés en retard de dépôt, la confidentialité se demande exercice par exercice, selon la catégorie de chaque exercice (anciens seuils pour un exercice ouvert avant le 1er janvier 2024), pour les exercices clos à compter du 31 décembre 2015 ; ce service ne traite pas les exercices plus anciens. Si votre société a cumulé plusieurs exercices non déposés, chaque dépôt est accompagné, le cas échéant, de sa propre déclaration.

Questions fréquentes sur la déclaration de confidentialité

La déclaration de confidentialité des comptes annuels s’applique-t-elle à une SAS multi-associés comme à une SASU ? Oui. Le régime de l’article L232-25 dépend de la catégorie de l’entreprise (micro ou petite), pas de sa forme sociale. Une déclaration de confidentialité des comptes annuels SAS suit exactement les mêmes règles qu’une déclaration de confidentialité des comptes annuels SASU : dans les deux cas, c’est le président, représentant légal, qui signe la déclaration.

Peut-on demander la confidentialité après avoir déjà déposé les comptes sans déclaration ? La déclaration de confidentialité accompagne normalement le dépôt initial des comptes. Ce service ne traite pas les comptes déjà déposés (dépôt rectificatif).

Une EURL ou une SASU dont le dépôt vaut approbation peut-elle aussi bénéficier de la confidentialité ? Oui. Le mécanisme par lequel le dépôt de l’inventaire et des comptes dûment signés, dans les six mois, vaut approbation (associé unique seul gérant d’EURL, ou associé unique personne physique qui assume personnellement la présidence d’une SASU) ne couvre que l’approbation ; il n’empêche pas de joindre une déclaration de confidentialité, et la décision d’affectation du résultat reste à déposer. Ce service ne s’appuie pas sur ce mécanisme : il génère toujours une décision de l’associé unique portant approbation des comptes et affectation du résultat.

Pour en savoir plus sur le calendrier général du dépôt, vous pouvez consulter notre guide sur le dépôt des comptes annuels ou comparer les formules sur notre page tarifs. Les dirigeants de sociétés mises en sommeil, qui restent tenues de déposer leurs comptes, trouveront des éléments spécifiques sur le dépôt des comptes d’une SASU en sommeil ou d’une EURL en sommeil.

💡 Une question sur le fonctionnement du service ? Écrivez-nous via la page contact. Pour votre situation particulière, consultez un avocat ou un expert-comptable.